Sin categoría

Los beneficios de un lugar de trabajo digital y cómo construir uno

El futuro del trabajo es flexible y, cada vez más, el mundo del trabajo se mueve en línea. Ante la pandemia, los lugares de trabajo más modernos están obligando a las empresas a reconsiderar sus modelos de trabajo tradicionales. En cambio, un número creciente de organizaciones se están cambiando en línea y adoptando un lugar de trabajo digital. 

Los cambios de actitud sobre el trabajo remoto son cada vez más evidentes: los estudios muestran que el 83% de los empleadores dicen que el trabajo remoto ha sido exitoso para sus empresas. La popularidad de adoptar un lugar de trabajo digital está creciendo. 

Un lugar de trabajo digital permite a los trabajadores colaborar en línea, sin importar la ubicación de los empleados o la hora del día. El lugar de trabajo digital de hoy representa el futuro cambiante del trabajo y las nuevas oportunidades que surgen de una forma de trabajo más remota y colaborativa. 


Los beneficios de un lugar de trabajo digital y cómo construir uno:

  • ¿Qué es un lugar de trabajo digital?
  • ¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo digital?
  • ¿Cuáles son los desafíos de un lugar de trabajo digital?
  • Comprender cómo implementar un lugar de trabajo digital
  • ¿Qué necesita para implementar un lugar de trabajo digital próspero y exitoso? 
  • Preguntas frecuentes

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

Un lugar de trabajo digital es un marco tecnológico que centraliza las aplicaciones, los datos y los puntos finales de una organización en un espacio en línea principal, lo que permite a los empleados trabajar juntos en línea de manera colaborativa. 

Este marco digital es una poderosa unificación del proceso de trabajo para cualquier empresa y permite a los empleados acceder a sus datos y aplicaciones en tiempo real, sin importar el dispositivo o la ubicación. Sin embargo, los lugares de trabajo digitales más exitosos brindan más que una forma de acceder a los datos: brindan al usuario final una experiencia laboral unificada y segura. 

Un lugar de trabajo digital, también llamado espacio de trabajo virtual o espacio de trabajo digital, reúne sistemas operativos, archivos, aplicaciones, datos y más en un back-end basado en la nube para los profesionales de TI que administran el sistema. Debido a que todo es digital, los profesionales de TI pueden implementar capacidades como el intercambio seguro de archivos entre usuarios y el inicio de sesión único (SSO) para la autenticación de identidad. 

¿Cómo se puede identificar un lugar de trabajo digital? Las características del lugar de trabajo digital incluyen:

Virtualización

Independientemente de la plataforma, ya sea de escritorio o móvil, los lugares de trabajo digitales brindan a los usuarios acceso integral a todos los recursos que necesitan para trabajar de forma remota. Para el usuario final, el lugar de trabajo digital debe sentirse perfecto. 

Herramientas colaborativas 

La colaboración es clave para los trabajadores remotos y flexibles. Es por eso que todos los lugares de trabajo digitales tienen herramientas para compartir archivos, compartir datos y colaboración de contenido integradas en su lugar de trabajo digital. Estas aplicaciones pueden ayudar a los equipos a trabajar mejor en conjunto con herramientas de edición y revisión, sin importar el dispositivo. 

Gestión de puntos finales

Los profesionales de TI construyen lugares de trabajo digitales para darles un mayor control de cómo interactúan los empleados cuando trabajan en diferentes ubicaciones a través de diferentes dispositivos. Con los sistemas unificados de administración de terminales, los usuarios finales (trabajadores) pueden usar sus computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos, y obtener la misma experiencia central en todos estos dispositivos. 


¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo digital?

La creación de un lugar de trabajo digital es un proceso lento que puede llevar semanas, si no meses, a los profesionales de TI de su empresa. Pero es una parte crítica de cualquier acuerdo de trabajo flexible. Estos son algunos de los beneficios clave. 

1. Experiencia de empleado unificada

A medida que las organizaciones consideran su futuro posterior a la pandemia, el tema de los «arreglos de trabajo flexibles» puede entrar en juego. Si su organización adopta un arreglo de trabajo flexible para los empleados, debe esperar que algunos empleados trabajen de forma remota, mientras que otros pueden trabajar desde la oficina. ¿Cómo van a colaborar todos? Esto se puede lograr a través de un lugar de trabajo digital cohesivo. 

Un lugar de trabajo digital fuerte y colaborativo puede ayudar a transformar la experiencia de sus empleados en el nuevo mundo laboral. Durante la pandemia, muchas empresas descubrieron que sus procesos y trabajos pueden, de hecho, completarse desde cualquier parte del mundo. Con arreglos de trabajo nuevos y más flexibles en juego, tiene la oportunidad de atraer nuevos talentos, sin importar su ubicación geográfica. A su vez, sus empleados pueden elegir la ubicación, el dispositivo y los horarios que mejor se adapten a ellos, todo ello mejorado por su lugar de trabajo digital. 


2. Protección de seguridad mejorada

Con un nuevo lugar de trabajo digital, muchas organizaciones descubrirán que tienen un mayor control sobre su seguridad. Los equipos de TI pueden aprovechar el tráfico de la red, los archivos, los usuarios y más para proteger mejor a la empresa. 

¿Cómo? Las filtraciones de datos, el malware y los errores de los usuarios finales pueden ser perjudiciales para su empresa y su negocio, especialmente si administra los datos de los usuarios. Las herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA) se pueden integrar en su lugar de trabajo digital para proteger mejor a su empresa. 

Además, si los usuarios de TI implementan un sistema de acceso SSO, su lugar de trabajo digital será aún más seguro, ya que los usuarios tendrán que administrar menos contraseñas. Menos contraseñas para hacer malabares se traduce en menos riesgo para su empresa.


3. Flexibilidad 

La flexibilidad es cada vez más importante para los trabajadores en el nuevo mundo laboral. Una encuesta de Insider y SurveyMonkey de 1100 empleados de EE. UU. encontró que casi el 33 % de las personas querían opciones de trabajo remoto para cualquier puesto nuevo. De esos encuestados, el 41% de las mujeres querían flexibilidad remota, en comparación con solo el 21% de los hombres.

Si su empresa está en transición hacia un entorno más flexible, de forma permanente, un lugar de trabajo digital es fundamental para el éxito de su organización. Los lugares de trabajo digitales pueden ofrecer a los empleados una mayor flexibilidad que las configuraciones en la oficina. Con los escritorios virtuales y otras tecnologías nuevas, los empleados pueden sentirse empoderados para trabajar cuando mejor se adapte a su horario (después de dejar a su hijo en la escuela, por ejemplo) y donde quieran (en una cafetería, por ejemplo). 

Los empleados tienen el poder en sus manos y les da una mayor sensación de autonomía sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida. Esta nueva flexibilidad también puede resultar una herramienta poderosa para los equipos de recursos humanos. Ofrecer flexibilidad a los empleados actuales y potenciales puede ayudar a mejorar la retención y el reclutamiento de talentos. 


4. Mayor retención de empleados 

Muchos empleados que buscan nuevos puestos durante “ La Gran Renunciabuscan trabajos más flexibles. La experiencia del empleado es uno de los elementos más importantes para encontrar un nuevo trabajo, según muestran los estudios . Con un lugar de trabajo digital en su organización, su equipo de recursos humanos puede sentirse cómodo y confiado al contratar a los mejores talentos con la oferta de trabajo flexible en su bolsillo trasero. 

Fuente: businessinsider.com

Además, con más flexibilidad, los empleados sienten que pueden respetar y confiar en sus líderes, lo que genera mucha más lealtad hacia la empresa. La satisfacción de los empleados puede aumentar la probabilidad general de que los trabajadores permanezcan en la empresa a largo plazo y reducir los costos de rotación de empleados. 


5. Costos reducidos para el empleador 

La infraestructura de TI puede costar bastante dinero para seguir funcionando, especialmente cuando se amplía su lugar de trabajo digital para incluir a cientos o miles de empleados. Por supuesto, mantener un lugar de trabajo digital en funcionamiento será costoso. 

Pero pagar por espacio de oficina puede costar mucho más. Un lugar de trabajo digital significa que los empleadores pueden reducir su espacio total de oficina; algunas empresas pueden optar por eliminar la oficina en general. Los servicios públicos y los metros cuadrados comerciales pueden generar grandes ahorros para los empleadores. 


6. Mejor servicio al cliente para los clientes 

Los lugares de trabajo digitales a menudo incorporarán tecnología nueva y emergente para las empresas. Tomemos la pandemia, por ejemplo: algunas empresas adoptaron las reuniones de Zoom por primera vez. Solo durante la pandemia, Zoom superó los más de 300 millones de usuarios diarios. De hecho, Zoom fue la aplicación más descargada de Apple en 2020. La aplicación agregó solo 1,99 millones de usuarios en todo 2019 y luego agregó más de 2,2 millones de usuarios de Zoom en total a fines de febrero de 2020. 

Con nuevas tecnologías y análisis, los trabajadores de la industria del servicio al cliente pueden adoptar esa nueva tecnología para crear mejores experiencias de servicio al cliente para los clientes. ¡Es un ganar-ganar! 


7. Mejor colaboración entre equipos

Un lugar de trabajo digital, como se mencionó anteriormente, a menudo incorpora nuevas tecnologías. Estas nuevas tecnologías pueden fomentar una comunicación más sencilla y optimizada entre compañeros de trabajo, líderes y gerentes. 

¿Cómo? Reuniones más fáciles, por ejemplo. Además, los datos, los documentos y las imágenes se pueden compartir de manera intercambiable, sin inconvenientes, para que los empleados puedan trabajar juntos en proyectos generales, sin importar dónde se encuentren. 


¿Cuáles son los desafíos de un lugar de trabajo digital?

A pesar de los muchos beneficios de instituir un lugar de trabajo digital, puede haber algunas desventajas, si no se gestiona correctamente. 

1. Entrenamiento

Muchas empresas y organizaciones que cambian a un lugar de trabajo digital primero a menudo pueden olvidar que no todos sus trabajadores pueden sentirse cómodos con una transformación digital. De hecho, muchos trabajadores mayores pueden sentirse rezagados con un cambio más digital. Un estudio realizado por WorkingWise.com encontró que el 85% de los trabajadores de mediana edad y mayores están abiertos a aprender nuevas habilidades; El 75% de esos mismos encuestados dijeron que no sentían que los empleadores valorasen sus habilidades blandas, a menudo buscadas por los empleadores. 

Sin la capacitación adecuada al hacer la transición a un lugar de trabajo digital, las empresas pueden descubrir que algunos de sus empleados, sin importar su edad, tienen dificultades para mantenerse al día. Esto, a su vez, puede llevar a que los empleados se sientan infravalorados y abandonen la empresa por una u otra razón. 

Al instituir cualquier cambio importante, especialmente un lugar de trabajo digital, asegúrese de tomarse el tiempo para capacitar a cada empleado sobre cómo usar los sistemas. Sin la capacitación adecuada, los empleados no pueden aprovechar de manera efectiva las nuevas herramientas para hacer sus vidas más fáciles y eficientes. La investigación de Future Learn muestra que muchos trabajadores necesitan más habilidades para administrar su lugar de trabajo digital, desde comprender cómo usar Microsoft Office hasta comprender Google Suite. Pero sin la formación adecuada, estas herramientas se convierten en un dolor de cabeza. Esto también garantiza que todos utilicen la misma metodología cuando, por ejemplo, cargan un archivo en el sistema de intercambio de archivos. 

Fuente: futurelearn.com


2. Seguridad y Protección

La seguridad se ha convertido en uno de los problemas más serios para las organizaciones que utilizan lugares de trabajo digitales. Los lugares de trabajo digitales a menudo significarán agregar nuevos programas y aplicaciones a la base de datos de una empresa, y eso significa agregar más riesgos para administrar para los equipos de TI. Además, los lugares de trabajo digitales fomentan un mayor intercambio. Eso significa que los equipos de TI necesitan tiempo para construir un lugar de trabajo digital más sólido y resistente que cuente con funciones de seguridad escalables. Desafortunadamente, bloquear la seguridad de esta manera y administrar la seguridad de los lugares de trabajo digitales a menudo es un desafío y requiere mucho tiempo, y no todas las empresas tendrán en cuenta esta necesidad. 

Cualquier problema con la seguridad puede dar lugar a filtraciones de datos. Las violaciones de datos pueden ser costosas para las empresas y pueden provocar pesadillas de relaciones públicas. De hecho, IBM descubrió que el costo de las violaciones de datos alcanzó un máximo de 17 años durante la pandemia. Asimismo, el 71% de los profesionales de TI informaron un aumento en las amenazas o ataques a la seguridad desde el comienzo de Covid-19. ¿El principal culpable? Suplantación de identidad. Estos incidentes se volvieron mucho más difíciles de contener durante la pandemia, ya que las empresas tuvieron cambios dramáticos y sin precedentes a los entornos en línea, a menudo sin previo aviso y sin la preparación adecuada. 


3. Centralización

Con muchas aplicaciones vienen muchas notificaciones. Muchos lugares de trabajo digitales pueden parecer extremadamente abrumadores para los empleados, especialmente cuando estos trabajadores solo tenían que administrar uno o dos tipos diferentes de notificaciones antes (notificaciones por correo electrónico y notificaciones de Slack, por ejemplo). Las investigaciones muestran que a la mayoría de las personas se les ha pedido que aprendan al menos un programa nuevo desde la pandemia. 

Con los lugares de trabajo digitales, los trabajadores deberán administrar cada aplicación por su cuenta. A diferencia de un teléfono celular, las notificaciones de Slack, Teams y SharePoint no se reúnen automáticamente en una pantalla ordenada. En cambio, los trabajadores deben verificar individualmente cada aplicación. Este cambio puede disminuir la eficiencia en el trabajo y provocar agotamiento con el tiempo, especialmente cuando los trabajadores necesitan nuevas energías para revisar cada aplicación además de sus responsabilidades laborales. 


4. Funcionalidad de búsqueda

Si ha trabajado antes en un lugar de trabajo digital, comprende lo difícil que puede ser encontrar los documentos adecuados. Los trabajadores pueden pasar al menos 15 minutos buscando ese documento que necesitan solo para presentar su informe. Muchos lugares de trabajo digitales no incluyen herramientas integrales de interfaz de búsqueda para facilitar el trabajo. 

¿Por qué? Bueno, debido a que los lugares de trabajo digitales a menudo incluyen una variedad de herramientas, la información a menudo se puede dividir entre una variedad de plataformas. Es posible que se haya cargado un informe en Microsoft Teams Sharepoint, mientras que otro documento podría haberse cargado recientemente en Slack o enviado por correo electrónico. Desafortunadamente, la realidad de muchos lugares de trabajo digitales es la misma, sin importar la empresa o el empleado : es demasiado difícil encontrar documentos e información. 

Por ejemplo, es posible que los asociados de servicio al cliente no puedan encontrar todas las conversaciones de sus clientes en un lugar centralizado. Los materiales de capacitación e incorporación pueden ser difíciles de encontrar porque se enviaron por correo electrónico y nunca se cargaron en el sistema de archivos central. 

Cuando la funcionalidad de búsqueda es limitada, los resultados son limitados y el usuario final no puede encontrar todos los datos y archivos relevantes para hacer su trabajo lo mejor que pueda. Como resultado, ese gerente puede estar tomando una decisión comercial importante que afecta el resultado final al confiar en datos incompletos o antiguos. 


Comprender cómo implementar un lugar de trabajo digital

Implementar un lugar de trabajo digital puede ser difícil, especialmente para las empresas que aún no han comenzado su transformación digital. Considere los siguientes factores al embarcarse en el viaje del lugar de trabajo digital de su empresa: 

Visión

¿Cómo funcionará su espacio de trabajo digital en el panorama general? Antes de construir un lugar de trabajo digital integral, los líderes deben descubrir cómo funcionará ese lugar de trabajo digital con los objetivos comerciales existentes y su transformación digital existente. 

La pandemia obligó a muchos líderes empresariales a adoptar el trabajo remoto y construir lugares de trabajo digitales rápidamente. De hecho, el 67% de los tomadores de decisiones dijeron que adoptaron la tecnología digital a un ritmo acelerado debido a la pandemia. Ahora, a medida que el mundo avanza hacia un futuro posterior a la pandemia, los líderes están considerando revisar y mejorar sus sistemas, o expandirlos. 

Pero antes de realizar cambios importantes, es crucial comprender por qué es necesario hacerlo. ¿Tu empresa necesita una mejor infraestructura de ciberseguridad? ¿Sus empleados quieren un sistema mejor y más integrado? Cualquier cambio en el lugar de trabajo digital existente debe detenerse hasta que los líderes, las partes interesadas, los profesionales de recursos humanos y los profesionales de TI lleguen a un acuerdo claro sobre el nuevo propósito de la plataforma. 

No olvides tener en cuenta el costo total. Después de todo, la infraestructura de TI puede ser costosa, especialmente cuando necesita escalar la infraestructura para su equipo. La investigación muestra que los líderes de TI gastaron $ 15 mil millones adicionales a la semana durante los primeros tres meses de la pandemia para respaldar mejor el trabajo remoto de sus empleados y la ciberseguridad. 


Estrategia

¿Cómo, exactamente, su equipo construirá el lugar de trabajo digital? Antes de comenzar a construir o realizar cambios, asegúrese de tener su estrategia y objetivos establecidos. ¿Su lugar de trabajo digital mejorará el trabajo duro de sus trabajadores o les hará la vida más difícil? Su estrategia debe ayudar a alinear las iniciativas, la investigación, el marketing, las ventas, la atención al cliente y todos los elementos de su negocio para trabajar de manera más eficiente y colaborativa. Esto significa que las empresas deberían interesarse en cómo sus empleados pasan sus días, cómo son sus procesos y qué podrían necesitar de un lugar de trabajo digital. Más sobre esto más adelante. 


Experiencia de empleado

Las investigaciones muestran que poco más de la mitad de los empleados de todo el mundo afirman sentirse felices y comprometidos con su trabajo. Esa es una cifra bastante pequeña, especialmente considerando que los empleados altamente comprometidos tienen casi un 9 0 % menos de probabilidades de dejar sus trabajos

¿Su lugar de trabajo digital ayuda a mejorar la experiencia de los empleados? Los empleados deben sentirse seguros al encontrar documentos de incorporación relevantes, enviar su tiempo libre sin problemas y trabajar día a día con pequeños inconvenientes. Recuerde, un lugar de trabajo digital es más que solo trabajo: se trata de mejorar la experiencia general de los empleados. 


Herramientas colaborativas

La pandemia movió muchas herramientas sociales y de colaboración a la columna «imprescindible» en el trabajo, según muestra la investigación ; como resultado, se prevé que el mercado de herramientas sociales y de colaboración experimente un aumento del 17 % en los ingresos para 2022. 

La colaboración es clave para cualquier lugar de trabajo digital. Al crear su estrategia de lugar de trabajo digital, asegúrese de que sus herramientas ayuden a facilitar la colaboración. Esto es especialmente importante si sus empleados están en todo el mundo. 


Comprensión de los roles de los empleados

Cada empresa tiene muchos empleados diferentes que realizan diferentes trabajos y utilizan diferentes herramientas para realizar su trabajo. Como líder que instituye este cambio digital, es su responsabilidad comprender completamente lo que hace cada trabajador día a día y cómo opera con éxito. Los sistemas utilizados por los profesionales de recursos humanos pueden ser muy diferentes a los de sus profesionales de marketing y muy diferentes a los de su equipo de atención al cliente. 

Además de las funcionalidades del día a día, los líderes deben comprender mejor cómo pasan el día sus empleados. ¿Tu equipo de marketing hace parte de su trabajo en dispositivos móviles? ¿Cómo consume tecnología su equipo de ventas? ¿Sus trabajadores tienen un sólido conocimiento de cómo funciona su organización? Todos estos factores jugarán en la construcción de un lugar de trabajo digital exitoso. 


¿Qué necesita para implementar un lugar de trabajo digital próspero y exitoso? 

Comprender los elementos que componen un lugar de trabajo digital e implementar ese lugar de trabajo son dos objetivos completamente diferentes. Una vez que tenga su estrategia a mano, aquí hay algunas técnicas prácticas que puede usar para construir su lugar de trabajo digital exitoso. 

➡️ SEGURIDAD DIGITAL

¿Qué tan segura es su infraestructura de TI actual? La creación de un lugar de trabajo digital implica muchos más factores que una configuración de TI estándar en la oficina. Si su equipo busca construir un lugar de trabajo digital seguro, debe tener en cuenta todos los factores: redes sociales, tecnologías en la nube, computación móvil y más. 

Es fundamental involucrar a sus equipos de TI lo antes posible para que puedan informarle qué es posible, qué es imposible y qué necesita una segunda mirada. La realidad de construir un lugar de trabajo digital seguro significa implementar procedimientos para evitar fugas de datos y otros percances. Por otro lado, los empleados deben estar debidamente capacitados sobre cómo manejar datos y documentos internos de manera segura para evitar fugas o violaciones de datos. 


➡️ Aplicaciones y herramientas relevantes

Es probable que su oficina ya opere con un servicio de correo electrónico, un servicio de chat y algunas aplicaciones basadas en la web. Pero un lugar de trabajo digital exitoso debe incluir una amplia gama de aplicaciones comerciales escalables. Estas herramientas deberían ayudar a avanzar en las iniciativas y objetivos comerciales con espacio para el crecimiento. 

Además, las empresas siempre deben incluir aplicaciones de gestión del conocimiento y plataformas de colaboración para garantizar un lugar de trabajo seguro. El almacenamiento de archivos y la comunicación son dos necesidades comerciales clave para que muchos trabajadores hagan su trabajo con éxito. Los usuarios finales deben poder almacenar fácilmente los documentos del proyecto en una ubicación central donde puedan trabajar juntos en los documentos, si es necesario.


➡️ Uso móvil versus uso de escritorio

¿Pueden los usuarios finales acceder a su lugar de trabajo digital en cualquier dispositivo? No todos los usuarios querrán usar sus computadoras de escritorio para todas sus actividades diarias. Los usuarios necesitan acceder a las aplicaciones comerciales desde cualquier dispositivo conectado a Internet. 


➡️ Herramientas de telecomunicaciones

Las herramientas de telecomunicaciones no son negociables en un mundo laboral pospandémico. Los lugares de trabajo digitales exitosos deben incluir herramientas de comunicación de video y voz, tanto dentro como fuera de la red o VPN de la empresa. Las herramientas de videoconferencia y los servicios de llamadas ayudan a los usuarios a comunicarse en tiempo real y ayudan a facilitar la colaboración. 


➡️ Movilidad

¿Pueden sus usuarios finales acceder a sus aplicaciones comerciales en cualquier momento del día? Con más trabajadores cambiando a horarios de trabajo flexibles, no hay garantía de que todos sus empleados trabajen en un horario constante de 9 a 5. Por lo tanto, cualquier lugar de trabajo digital exitoso permitirá a los usuarios elegir la ubicación de su trabajo y la hora de su trabajo. 


Conclusión 

A medida que más y más empresas se mueven hacia un futuro digital, los líderes deben considerar la importancia de construir un lugar de trabajo digital en pleno funcionamiento. Para crear un entorno exitoso, considere la posibilidad de que las partes interesadas de toda la empresa participen para asegurarse de que todos puedan operar de manera eficiente en su nuevo flujo de trabajo. Después de todo, desea que su lugar de trabajo digital mejore y anime a sus empleados, no que los atasque.

Preguntas frecuentes

Un lugar de trabajo digital es un marco tecnológico que centraliza las aplicaciones, los datos y los puntos finales de una organización en un espacio en línea principal, lo que permite a los empleados trabajar juntos en línea de manera colaborativa. 

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.