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Cómo escribir una política de redes sociales para sus empleados

Casi el 72% de las personas en los EE. UU. usan las redes sociales. Además, en todo el mundo, hay más de 3.500 millones de usuarios de redes sociales. Sin embargo, no son solo los usuarios individuales los que usan las redes sociales. Las organizaciones también lo aprovechan para comercializarse a sí mismas. 

En tal situación, es necesario tener una política para sus empleados que rija el uso de las redes sociales. Tratemos de entender qué es una política de redes sociales y por qué es necesaria para su organización. 


¿Qué es una política de redes sociales?  

En su sentido más básico, una política de redes sociales es un documento que rige el uso de las redes sociales para su organización. No solo cubre las cuentas de redes sociales de su marca, sino que también tiene en cuenta las cuentas de redes sociales personales de sus empleados. 

Una cosa que dificulta el desarrollo de una política de redes sociales es el hecho de que las redes sociales siguen evolucionando continuamente. Si desea que su política de redes sociales siga siendo relevante, debe seguir actualizándola regularmente. Al mismo tiempo, debe asegurarse de que el documento sea simple y fácil de entender para que todos sus empleados puedan seguirlo sin problemas. 

Ahora que comprende qué es exactamente una política de redes sociales, echemos un vistazo a sus ventajas. 


Ventajas de una política de redes sociales

Una política de redes sociales es un documento crucial que puede ayudarlo a aumentar la presencia y la reputación de su marca en línea. 

Estas son algunas de las ventajas de crear uno para su organización:

  • Lo ayuda a mantener su identidad de marca en múltiples canales de manera consistente
  • Le permite crear contenido para redes sociales teniendo en cuenta todos los requisitos legales y reglamentarios.
  • Reduce las posibilidades de una brecha de seguridad
  • Le ayuda a responder rápidamente a una crisis de relaciones públicas para minimizar el daño potencial 
  • Aclara todas las expectativas de sus empleados con respecto al uso de las redes sociales
  • Empodera a los temployees para correr la voz sobre su marca y ayudar en la construcción de la marca

Ahora echemos un vistazo a cómo puede crear una política de redes sociales para sus empleados para ayudarlo a hacer crecer su marca en línea. 


Cómo escribir una política de redes sociales para sus empleados:

  • ¿Qué es una política de redes sociales?  
  • Ventajas de una política de redes sociales
  • 1. Definir roles de equipo
  • 2. Establecer procedimientos de seguridad
  • 3. Crea un plan para la crisis de las redes sociales
  • 4. Incluir cumplimientos legales y reglamentarios
  • 5. Resumen del uso de cuentas personales 
  • 6. Esquema de roles para todos los empleados
  • 7. Existencia de la póliza
  • 8. Revísalo

1. Definir roles de equipo

Es esencial asignar roles de equipo cuando crea una política de redes sociales para su empresa. Planifique quién posee qué cuentas de redes sociales y también anote todas sus responsabilidades para esas cuentas. 

Intente agregar los nombres, ID de correo electrónico y otra información de contacto de estas personas para que otros empleados puedan comunicarse con ellos con facilidad. 

Algunas de las responsabilidades que podría necesitar asignar son: 

  • Publicidad en redes sociales
  • Monitoreo de la seguridad de sus cuentas de redes sociales
  • Publicar en las redes sociales e interactuar con su audiencia
  • Aprobaciones reglamentarias y legales
  • Capacitación 
  • Planificación y creación de una estrategia de redes sociales.
  • Respondiendo a la crisis

También es necesario especificar los nombres de las personas autorizadas para representar a su organización en las redes sociales. 


2. Establecer procedimientos de seguridad

Las cuentas de redes sociales de su organización son nada menos que activos para usted. Por eso es necesario tener un plan para protegerlos a toda costa. 

Esto es esencial porque existen muchos riesgos de seguridad, y si su cuenta de redes sociales es pirateada, puede dañar la reputación de su marca. 

Tome nota de la frecuencia con la que se cambian sus contraseñas y quién está a cargo de administrarlas. También es necesario mantener actualizados todos los servicios de software de su organización para garantizar que estén equipados para combatir cualquier amenaza de seguridad. 

También debe tener un equipo dedicado para proteger sus cuentas de redes sociales. Estas son las personas a las que sus empleados deben acudir para informar cualquier incumplimiento o inquietud. 


3. Crea un plan para la crisis de las redes sociales

El objetivo final de su política de redes sociales debe ser prevenir una crisis en las redes sociales. Por lo tanto, su política debe describir todos los pasos necesarios que debe tomar para salvaguardar su reputación en línea. 

Al mismo tiempo, debe crear un plan de gestión de crisis de redes sociales por separado. Este plan debe detallar todos los pasos que debe seguir para frenar el daño. 

Debe incluir todos los contactos de emergencia y los detalles de las partes interesadas clave. También debe asignar roles muy específicos a diferentes equipos para gestionar la crisis. Estos incluyen equipos de redes sociales, legales y de relaciones públicas, junto con los altos ejecutivos de la organización. 

El plan también debe incluir detalles sobre cómo puede identificar la crisis y su alcance. También debe incluir un plan detallado de comunicación interna para hacer frente a la crisis. Por último, debe establecer una jerarquía clara para la aprobación de las respuestas para garantizar que solo brinde los detalles correctos en los momentos apropiados. 


4. Incluir cumplimientos legales y reglamentarios

La política de redes sociales también debe incluir detalles sobre todos los cumplimientos legales y reglamentarios que debe seguir. Para esto, debe obtener ayuda legal. Trate de simplificar estos requisitos tanto como sea posible para que todos sus empleados puedan entenderlos. 

Algunos de los cumplimientos comunes son: 

  • Privacidad : Debes asegurarte de proteger los datos de tus clientes a toda costa
  • Derechos de autor : todo lo que publique en las redes sociales debe estar libre de derechos de autor, especialmente cuando utiliza materiales de terceros.
  • Confidencialidad : la política debe describir todos los posibles resultados de comprometer la confidencialidad de todas las comunicaciones internas. 

Puede haber otros requisitos legales y reglamentarios que sean específicos de la región, y debe describirlos en su política de redes sociales. 

Observe cómo Dell agregó una sección especial sobre las leyes en su Política global de redes sociales .   


5. Resumen del uso de cuentas personales 

Además de cómo debe usar las cuentas de redes sociales de la marca, su política de redes sociales también debe incluir cómo los empleados deben usar sus cuentas personales. Hay varias restricciones que debe considerar incluir en su póliza. Estos incluyen publicar contenido racista, discurso de odio, acoso, intimidación, amenazas violentas, etc. 

Hacer tales cosas en las redes sociales puede violar la ley y también puede ir en contra de la ética de su organización. También debe dejar que sus empleados sepan claramente que serán responsables de sus acciones. Esto puede ayudar a prevenir o reducir la ocurrencia de tales problemas. 


6. Esquema de roles para todos los empleados

Si bien su equipo de redes sociales y ejecutivos de relaciones públicas están capacitados para hablar en nombre de su marca, es posible que sus otros empleados no estén preparados. También debe asegurarse de que sigan siendo responsables. 

Por esta razón, debe delinear los roles de todos sus empleados en su política de redes sociales. La elección de los roles depende completamente de su organización. 

Por ejemplo, cuando los empleados de Adidas participan en conversaciones relacionadas con ella, los animan a mencionar que sus opiniones son propias y no de la marca. Por el contrario, Walmart no alienta a sus empleados a participar en ninguna conversación sobre la marca. 


7. Existencia de la póliza

Una vez que su política esté lista, debe decidir dónde se implementará y existirá. Uno de los mejores lugares para poner su política de redes sociales es su manual del empleado. De esta forma, todos tus empleados, incluidas las nuevas incorporaciones, pueden consultarlo en todo momento. 

Alternativamente, puede ponerlo en la intranet de su organización para asegurarse de que sea accesible para todos. Si desea hacer pública su política de redes sociales, también puede ponerla en su sitio web externo. 

Muchas marcas populares como Intel han publicado sus políticas de redes sociales en sus sitios web externos para que su audiencia las lea. 

Cuando lance su política de redes sociales, asegúrese de anunciarla a sus empleados. Esto asegurará que haya una buena cantidad de debate para mejorarlo, si es necesario. 


8. Revísalo

Al igual que todas las demás políticas, su política de redes sociales también debe ser relevante y estar actualizada. Usar una política de redes sociales obsoleta puede no ser de mucha ayuda. Debe programar una revisión anual o semestral de su política para asegurarse de que sigue siendo relevante. 

Actualice toda la información de contacto para asegurarse de que todos sepan quién es responsable de qué. Además, debe discutir todos los cambios que ocurrieron en las redes sociales en el período determinado y actualizar su política en consecuencia. Por último, no olvide anotar la fecha de la revisión. 

Observe cómo FedEx incorporó la fecha de adopción y modificación en la parte inferior de su política de redes sociales. 


Pensamientos finales 

Para asegurarse de que su marca crezca en las redes sociales y se mantenga su reputación, puede redactar una política de redes sociales. Defina claramente los roles de sus equipos y empleados y establezca procedimientos de seguridad. Redacte un plan para prevenir y combatir cualquier crisis de las redes sociales o relaciones públicas. También debe incluir todos los requisitos legales y reglamentarios que sus empleados deben seguir. 

También es necesario incluir una sección sobre cómo tus empleados deben usar sus cuentas personales. Determine dónde se implementará la política y continúe actualizándola regularmente para garantizar que sea relevante y efectiva. Comience a redactar su política de redes sociales hoy. 

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