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9 Preguntas Frecuentes sobre Órdenes de Compra Contestadas [+ Plantillas]

Dependiendo de su tipo de negocio, podría ser el momento de comenzar a utilizar órdenes de compra. El proceso de compra no siempre es tan sencillo como simplemente realizar un pedido, recibir los productos y pagar la factura. 

¿Qué sucede si realiza un pedido y descubre demasiado tarde que su proveedor de referencia no tiene existencias o está cerrado por reformas? ¿Qué plan de respaldo tener? 

Si ha implementado un proceso de orden de compra, esta incómoda situación podría haberse evitado. Su proveedor habría podido informarle oportunamente que no podría cumplir con su pedido esta vez, dejándole suficiente tiempo para contactar a otro proveedor. Este es solo un escenario posible que las órdenes de compra pueden ayudar a evitar. 

Para ayudarlo a tomar la mejor decisión para su tipo de negocio y sus necesidades, aquí hay una mirada más cercana a los entresijos de las órdenes de compra. También hemos incluido dos plantillas que puede adaptar.


9 Preguntas Frecuentes sobre Órdenes de Compra Respondidas [+ Plantillas]:

  • 1. ¿Qué son las órdenes de compra?
  • 2. ¿Es una orden de compra un contrato legalmente vinculante?
  • 3. ¿Son lo mismo las órdenes de compra y las facturas?
  • 4. ¿Cuáles son los beneficios de las órdenes de compra?
  • 5. ¿Qué tipos obtienes?
  • 6. ¿Qué información debe incluirse?
  • 7. ¿Cómo funciona el proceso?
  • 8. ¿Debería cambiar a usar órdenes de compra?
  • 9. PO en papel o electrónicas: ¿Qué funciona mejor?
  • Preguntas frecuentes

1. ¿Qué son las órdenes de compra?

En resumen, una orden de compra (PO) es un documento que una empresa (el comprador) envía a un proveedor para dar permiso oficial o aprobación de una compra. En este documento legal, se describe información como el nombre del producto y las cantidades, y los pedidos más específicos suelen incluir más información.  


2. ¿Es una orden de compra un contrato legalmente vinculante?

Las órdenes de compra se consideran un contrato legalmente vinculante. Esto significa que si un comprador no quiere pagar, el vendedor está protegido. De hecho, debido a este estado de contrato legalmente vinculante, los prestamistas comerciales pueden usar órdenes de compra cuando ofrecen apoyo financiero. Esto se conoce como financiación de órdenes de compra. 


3. ¿Son lo mismo las órdenes de compra y las facturas?

Si bien tanto las facturas como las órdenes de compra tienen detalles similares, existen ligeras diferencias entre estos dos tipos distintos de documentos. Por lo general, una orden de compra tiene muchos más detalles técnicos, como la información de la orden, que normalmente se omiten en una factura. 

Además, las facturas son creadas por el vendedor y no por el comprador. El vendedor creará una factura para cobrar el pago antes de una fecha de vencimiento establecida (si los productos se enviaron antes del pago) o, en su lugar, puede enviar una factura para confirmar que el pago ya se recibió y que el saldo actual es cero. 


4. ¿Cuáles son los beneficios de las órdenes de compra?

Las órdenes de compra pueden ayudar a ambas partes (en otras palabras, al comprador y al proveedor). Si bien las pequeñas empresas aún pueden arreglárselas bien sin usarlo, las cosas se vuelven mucho más complejas a medida que crece el negocio. 

Para las grandes empresas, el uso de órdenes de compra puede ayudar a agilizar la comunicación y el proceso de adquisición y ayudar a prevenir errores. Por ejemplo, si el comprador recibe un pedido sin un número de orden de compra, puede ser difícil descifrar qué departamento realizó el pedido y si los productos ya se pagaron.

Además, como se mencionó anteriormente, ofrece cierta protección legal. Al asegurarse de que sus órdenes de compra sean claras y detalladas, garantiza que la relación entre su empresa y los vendedores siga siendo profesional.  

Si bien se recomiendan las órdenes de compra, sin embargo, ofrecen una desventaja principal. Probablemente ya haya adivinado qué es eso: más papeleo. Este papeleo adicional puede parecer especialmente una carga si solo se trata de una compra pequeña.


5. ¿Qué tipos obtienes?

Dependiendo de sus requisitos, podría tener más sentido utilizar algo que no sea una orden de compra estándar. Si bien las siguientes cuatro órdenes de compra son muy similares, difieren en la cantidad de información que se incluye. 

Orden de compra estándar

El tipo más común de órdenes de compra es una orden de compra estándar. Puede, por ejemplo, utilizarse para servicios, productos, envíos y subcontrataciones. En este tipo de orden de compra, enumerará detalles como el tipo de producto, la cantidad y cuándo debe entregarse. 

orden de compra planificada

A diferencia de una orden de compra estándar, cuando utiliza una orden de compra planificada, la cantidad es solo una estimación y la fecha de entrega es provisional. Este tipo de orden de compra se usa cuando anticipa que necesitará más de un producto específico pronto y desea enviar el pedido mientras tanto. 

Orden de compra abierta

Mientras que las órdenes de compra estándar y planificadas suelen ser para un solo pedido, una orden de compra general se utiliza para realizar varios pedidos al mismo tiempo con la esperanza de obtener un mejor precio. Por lo tanto, si sabe que puede obtener un mejor trato, puede tener más sentido enviar varios pedidos simultáneamente si eso significa que puede ahorrar dinero.

Orden de compra del contrato

Para obtener la mayor protección legal, lo mejor es seguir el camino del uso de una orden de compra por contrato. Al usar este tipo de orden de compra, ambas partes (el comprador y el vendedor) también firmarán un contrato. 


6. ¿Qué información debe incluirse?

El comprador es la parte responsable de crear la compra. En el encabezado, deben incluir el nombre y la dirección de su negocio, la fecha de la orden de compra y el número de orden. 

Debajo de esta información, debe aparecer la información del vendedor. Esto incluye el nombre de la empresa y la persona de contacto, así como la dirección comercial del vendedor. Junto a este bloque de información pueden aparecer los detalles del envío. Estos incluyen a dónde debe enviarse el pedido, el método de envío y la fecha de entrega propuesta.

Con eso resuelto, ahora finalmente puede llegar al pedido real. En una tabla, el comprador listará los diferentes productos incluidos en el pedido. Esta información incluirá el nombre del producto o la descripción del servicio junto con el número SKU/código del producto. El comprador también deberá indicar cuántos artículos se necesitan por producto y cuándo se debe entregar. 

Para ver cómo encaja todo, a continuación se muestra una plantilla de una orden de compra que HubSpot ofrece como un imán de prospectos gratuito en su sitio web.

Fuente: blog.hubspot.com

Este es otro ejemplo de una orden de compra compartida por Procurify, una solución de software de adquisiciones y compras.

Fuente: blog.procurify.com


7. ¿Cómo funciona el proceso?

Todo comienza con el comprador. Una vez que el comprador ha identificado qué producto, la cantidad y la fecha límite, se puede crear una orden de compra. 

El comprador ahora compilará un borrador de orden de compra utilizando esta información. Una vez que esté listo, debe enviarse al vendedor, quien debe aprobarlo primero. 

Para asegurarse de que el resto del proceso transcurra sin problemas, es importante que el comprador también indique una fecha límite para la aprobación del pedido. De esta forma, si el vendedor por alguna razón no puede cumplir con el pedido, el comprador aún tendrá tiempo suficiente para comunicarse con un vendedor alternativo para ayudarlo con el cumplimiento del pedido

Una vez que el vendedor ha aprobado la orden de compra, se convierte en un documento legalmente vinculante tanto para el vendedor como para el comprador. En otras palabras, el vendedor ahora será responsable de garantizar que el producto se entregue en las cantidades correctas y a tiempo. Mientras el vendedor prepara los productos, puede crear y enviar la factura a su cliente (el comprador). Dependiendo de las condiciones de pago descritas en la factura, el comprador deberá asegurarse de que la factura se liquide a tiempo. 


8. ¿Debería cambiar a usar órdenes de compra?

La respuesta corta: depende. Dependiendo del tamaño de su empresa y de cómo su empresa se ocupa de las compras en este momento, podría tener más sentido. Por lo tanto, antes de decidir si las OP se adaptarán o no a su tipo de negocio, considere los siguientes aspectos. 

¿Te estás apegando a tu presupuesto?

Si a menudo descubre que excede su presupuesto, las órdenes de compra pueden ayudarlo a ejercer un mejor control sobre la cantidad que ha reservado para los gastos de los empleados. Mediante el uso de órdenes de compra, es mucho más fácil controlar lo que está comprando su personal y también le brinda información sobre el uso de suministros por parte de los empleados. 

¿Sueles comprar a granel?

Si bien las órdenes de compra pueden ayudarlo a ahorrar dinero al realizar un mejor seguimiento del uso y el gasto, el valor real de ahorro de dinero que ofrecen se relaciona con los descuentos por volumen. Si suele comprar productos al por mayor, las órdenes de compra generales pueden ayudarlo a obtener mejores ofertas de los proveedores. 

Además, mediante el uso de órdenes de compra, la persona encargada de aprobarlas antes de enviarlas al vendedor puede comenzar a identificar si hay algún patrón. De esta forma, su negocio estará en condiciones de cambiar a pedidos al por mayor, si es necesario. 

¿Tienes el control de tus pedidos?

Si a menudo siente que sabe quién ordenó qué y de quién, podría ser el momento de implementar un sistema de órdenes de compra. Si bien puede significar más papeleo, todo lo que necesita es comunicarse con sus proveedores habituales para informarles que a partir de ahora enviará órdenes de compra. 


9. PO en papel o electrónicas: ¿Qué funciona mejor?

La mejor forma de introducir órdenes de compra es con el uso de un sistema electrónico de órdenes de compra. De esta forma, sus órdenes de compra estarán centralizadas. Al utilizar la misma plataforma en línea para todos sus pedidos, todas las partes interesadas podrán ver una orden de compra cuando lo necesiten. 

Un software de adquisiciones y compras también enviará una notificación cada vez que un empleado haya creado una orden de compra. De esta manera, se evitan detalles innecesarios.

Preguntas frecuentes

La coincidencia de tres vías es un proceso que se utiliza al pedir productos. En resumen, significa que verificará la factura para asegurarse de que coincida con la información de la orden de compra. A continuación, también comprobará el albarán de entrega para asegurarse de que se hayan entregado todos los artículos que se pidieron. El último paso es asegurarse de que el pago se realice solo por los productos que se ordenaron y recibieron. 

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