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20 formas en que un asistente virtual puede ayudarlo a usted y a su empresa

Si desea que su negocio crezca, el enfoque de «hágalo todo usted mismo» no es sostenible. Tarde o temprano, llegará un momento en el que tendrás que delegar algunas tareas. Si no, su negocio se estancará. Peor aún, las posibilidades de agotamiento se convertirán en una amenaza real. 

El primer paso para delegar algunas de sus responsabilidades podría ser tan simple como contratar un asistente virtual. De hecho, según datos de Outsource Workers, el 59,2 % de los VA tienen educación universitaria. Por lo tanto, hay muchos asistentes virtuales expertos que están muy bien equipados para cuidar algunos aspectos de su negocio. 


¿Debe obtener un VA? 20 maneras en que un asistente virtual puede ayudarlo a usted y a su empresa:

  • 1. Administrar tu calendario
  • 2. Reprogramación de citas
  • 3. Administrar su cuenta de correo electrónico
  • 4. Contestar llamadas telefónicas
  • 5. Organización de vuelos
  • 6. Organización de alojamiento 
  • 7. Hacer reservas
  • 8. Investigación de productos
  • 9. Asistir a seminarios web
  • 10. Investigación de clientes potenciales

¿Qué son los VA?

Los asistentes virtuales (o simplemente llamados VA) son trabajadores independientes que trabajan de forma remota y pueden ayudarlo con una amplia gama de tareas. Desde tareas administrativas básicas hasta marketing en redes sociales, hay muchas tareas recurrentes que puede confiarles para que tenga más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio (y mantener su vida social y su propia cordura). 

Según sus requisitos, pueden trabajar para usted a tiempo completo o solo unas pocas horas a la semana a cambio de una tarifa por hora o una tarifa mensual fija. A medida que el trabajo desde casa se ha vuelto más aceptado tanto para los trabajadores como para los empleadores, se espera que la demanda de asistentes virtuales calificados crezca.


Las ventajas de contratar un VA

Una de las ventajas de contratar un asistente virtual es que ofrecen mucha más flexibilidad. Por ejemplo, si ya está trabajando de forma remota, aún puede expandir su equipo sin tener que preocuparse por encontrar una oficina adecuada para su nuevo miembro del equipo. Su asistente virtual estará más que feliz de continuar trabajando desde su propia oficina en casa, lo que significa que obtiene los recursos humanos adicionales sin tener a alguien que limite su estilo y espacio.

Esta flexibilidad también se aplica a su presupuesto. La alternativa, contratar a un asistente de oficina, a menudo resulta más costosa, ya que debe considerar otros beneficios para los empleados, como seguro médico, contribuciones para la jubilación y tiempo libre pagado, como vacaciones y días de enfermedad. De hecho, según las infografías de Outsource Access, en comparación con un empleado de tiempo completo, un asistente virtual de tiempo completo puede ahorrarle casi un 80 % , mientras que contratar a un trabajador remoto puede reducir los costos de deserción a la mitad.

Sin embargo, podría decirse que el mayor beneficio es el hecho de que un buen asistente virtual lo ayudará a reducir significativamente su carga de trabajo. De esta manera, tendrá más tiempo y energía para concentrarse en actividades más importantes que lo ayudarán a hacer crecer su negocio en lugar de tareas rutinarias menos importantes, como la administración de archivos y la contabilidad básica. 


20 maneras en que un asistente virtual puede ayudarlo

1. Administrar tu calendario

Esta es probablemente la razón más común por la que las personas contratan los servicios de un VA. La mejor parte es que puede pedirle a su VA que administre su calendario personal además del profesional para ayudarlo a ahorrar aún más horas por semana. Las tareas pueden incluir concertar citas, confirmar citas en su nombre y recordarle las próximas citas. 


2. Reprogramación de citas

Seamos realistas, incluso con las mejores intenciones, llegará un momento en que necesite cambiar la fecha o la hora de una reunión o cita personal. En este caso, puede pedirle a su VA que se comunique con la otra parte y organice una nueva cita que funcione para ambos. 


3. Administrar su cuenta de correo electrónico

Este es otro problema. Desde la detección de correos electrónicos hasta la actualización de su lista de contactos de correo electrónico, hay muchas tareas relacionadas con el correo electrónico que un VA puede completar. Si desea que su VA revise sus correos electrónicos, asegúrese de darle algunas pautas sobre qué correos electrónicos requieren una respuesta personal de su parte y cuáles pueden simplemente ir directamente a la papelera o marcarse como correo no deseado.

Si no tiene un software CRM que pueda actualizar automáticamente su lista de contactos, puede pedirle a su VA, por ejemplo, que escanee las firmas de correo electrónico en busca de detalles de contacto que deberían agregarse a su lista de contactos. 


4. Contestar llamadas telefónicas

Si bien hoy en día prácticamente todo se comunica por correo electrónico, aún puede esperar llamadas telefónicas de vez en cuando. Si sabe que no podrá contestar llamadas telefónicas, siempre puede desviar sus llamadas a su VA. 


5. Organización de vuelos

Si viaja mucho por trabajo, puede pedirle a un VA que le organice vuelos. Una de las ventajas de confiarles esta tarea es que, al tener más tiempo disponible, podrán filtrar vuelos para ayudarte a encontrar los mejores vuelos disponibles. Si tiene preferencias específicas, como una aerolínea o un asiento específicos, asegúrese de compartir estos detalles también para que los vuelos elegidos cumplan con sus requisitos. También puede pedirle a su VA que organice otro transporte, como autos de alquiler, para ayudarlo a llegar a sus reuniones mientras está fuera de la ciudad. 


6. Organización de alojamiento 

También puede pedirle a su VA que busque alojamiento disponible para su viaje de negocios. Con tantos tipos de alojamiento y plataformas de alquiler disponibles en estos días, encontrar el mejor alojamiento que se adapte a sus preferencias y presupuesto puede requerir mucho más que en el pasado. 


7. Hacer reservas

Dependiendo de su nivel de confianza, puede compartir los detalles de su tarjeta de crédito con su VA. De esta forma, no tienes ni que mover un dedo para pagar tus vuelos o alojamiento. Todo lo que tienes que hacer es levantarte y subirte. 


8. Investigación de productos

Antes de realizar una nueva compra, puede pedirle a su VA que investigue los productos más adecuados en el mercado. De esta manera, será mucho más fácil para usted comparar las soluciones disponibles para que termine comprando la mejor para sus necesidades (y posiblemente también ahorre algo de dinero en el proceso). Desde un nuevo software hasta una computadora portátil más capaz, hay muchas compras para las que puede involucrar la opinión y las habilidades de investigación de su VA. 


9. Asistir a seminarios web

Si hay un seminario web al que no puede asistir, siempre puede pedirle a su VA que asista en su lugar. Entonces podrá anotar la información más importante. Si bien no es lo mismo que lo real, es un segundo cercano.   


10. Investigación de clientes potenciales

Dependiendo del conjunto de habilidades de su VA, también puede pedirle que lo ayude a generar clientes potenciales a través de una plataforma como LinkedIn. Por ejemplo, también puede solicitar al VA que cree una base de datos con las direcciones de correo electrónico y otros datos de contacto de estos clientes potenciales. Esto libera tiempo que puede usar para interactuar con ellos personalmente. 


11. Reclutamiento de miembros del equipo

Además de encontrar clientes potenciales, también puede pedirle a su VA que lo ayude a seleccionar posibles empleados. Todo lo que tiene que hacer es compilar una lista de criterios y esbozar una descripción del trabajo para que el VA pueda comenzar la búsqueda. De hecho, las personas mejor informadas sobre un negocio suelen ser los empleados del negocio. Entonces, al pedirle a su VA que lo ayude a reclutar nuevos empleados, puede usar la defensa de los empleados para expandir su equipo. 


12. Hacer arreglos para eventos

Desde encontrar lugares para reuniones o un evento como el lanzamiento de un producto, también puede pedirle a su VA que busque espacios adecuados. Él / ella puede preseleccionar los mejores hallazgos para que no tenga que verificar todos los lugares posibles en persona o en línea. 


13. Completar formularios en línea 

¿Alguna vez ha querido aprovechar una prueba o demostración gratuita, pero decidió no hacerlo después de ver el largo formulario que tenía que completar? La próxima vez, puede pedirle a su VA que complete dicho formulario. Es probable que tenga a mano toda la información que estos formularios suelen solicitar.


14. Creación de presentaciones

Desde agregar animación hasta simplemente insertar logotipos o los colores de su marca, la mayoría de los asistentes virtuales cuentan con las habilidades básicas para crear presentaciones de diapositivas profesionales. También puedes dejarle crear infografías , por ejemplo. De esta manera, puede compartir datos complejos en un formato más atractivo y fácil de entender. 


15. Creación de informes

A medida que crece su negocio y su relación con su VA, puede pedirle que le ayude a elaborar informes sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) para ayudarlo a realizar un seguimiento de su progreso. También puede hacer que lo ayuden a crear informes para los clientes. Básicamente, solo necesita compartir los datos que tiene con él / ella y la mayoría de los asistentes virtuales tendrán las habilidades para convertir esto en un formato que sea más fácil de asimilar. 


16. Corrección

A veces, todo lo que necesita es un segundo par de ojos para revisar sus correos electrónicos, material de marketing y otros documentos antes de enviar o publicar. Por lo general, cuando estás quemando la vela en ambos extremos, los gremlins de la gramática atacan. Por lo tanto, haga una buena práctica siempre pedirle a otro empleado, como un VA, que verifique lo que ha escrito. 


17. Gestión de archivos

Desde convertir archivos hasta agregarlos a su espacio de almacenamiento en la nube, existen numerosas tareas simples que los VA pueden realizar. De esta manera, puede estar tranquilo sabiendo que sus copias de seguridad están actualizadas y que podrá encontrar un archivo cuando necesite acceder a él nuevamente.


18. Contabilidad básica

Al igual que la gestión del calendario, la contabilidad es otra razón por la que muchos solicitan la ayuda de un VA. Desde revisar transacciones hasta crear y enviar facturas, existen varias tareas básicas relacionadas con la contabilidad que puede delegar. Además de ofrecer algo de capacitación, también puede usar plantillas para asegurarse de que todo se mantenga uniforme y en línea con la identidad de su marca.


19. Mercadeo en redes sociales

Si aún no usa una herramienta de programación de redes sociales, puede pedirle a su VA que publique sus diferentes publicaciones en las redes sociales de acuerdo con el cronograma que usted proporcione. Alternativamente, hay muchas herramientas gratuitas de programación de redes sociales en las que puede registrarse y luego simplemente pedirle a su VA que vigile la programación automática. 


20. Hacer mandados

Desde programar citas con el dentista hasta localizar productos agotados, también puede pedirle a un VA que lo ayude con algunas tareas personales. De esta manera, puede dedicar toda su atención a hacer crecer su negocio y aún así tener una vida social. Otras diligencias personales populares incluyen hacer reservas en restaurantes, comprar en línea, enviar regalos, actualizar el calendario familiar y pagar las cuentas. 

 

Preguntas frecuentes

Un asistente virtual es un trabajador independiente que ayuda con tareas administrativas, de desarrollo comercial, de marketing en redes sociales u otras. Un buen asistente virtual puede ahorrarle horas de tiempo, lo que en última instancia lo ayuda a aumentar la productividad de su empresa.

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